Tietosuojaseloste – SVT Vahinkotarkastuksen ajanvarausrekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen Vahinkotarkastus SVT Oy
Valimotie 9-11
00380 HELSINKI
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Janne Aho
Yhteydenotto: tietosuoja@a-katsastus.fi
Rekisterin nimi
Vahinkotarkastuksen ajanvarausrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään vahinkotarkastuspalvelun ajanvarauksen tuottamiseen asiakkaalle.
Henkilötietojen tallentaminen, säilyttäminen ja käsittely perustuvat oikeutettuun etuun.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:
Etunimi
Sukunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Tarkastettavan ajoneuvon rekisteritunnus tai muu tunniste
Vahingon korvaava vakuutusyhtiö, jonka henkilö on ilmoittanut
Vakuutuksen tyyppi
Vahinkopäivä
Ajanvaraustiedot on voitu tallentaa asiakkaan itsensä tekemän ajanvarauksen lisäksi myös SVT:n palvelukeskuksen toimesta, jolloin asiakkaalle on tehty puhelinpalveluna ajanvaraus.
Henkilön tiedot poistetaan ajanvarauksesta 2 kuukauden jälkeen hänen viimeisestä varatusta vahinkotarkastuksen ajankohdasta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietolähteenä toimii aikaa varaava asiakas.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta toisille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot ovat olemassa vain sähköisesti.
Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät sitä.
Rekisterin ylläpitoon käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja tietokantapalvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Tarkastusoikeutta käyttävän rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa poistoa
Poistopyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Poisto-oikeutta käyttävän rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyn pyytäessä tietojensa rajaamatonta poistoa ja hänelle ollessa ajanvaraus tulevaisuudessa määritettynä, poistetaan myös tulevaisuuteen sijoittuvat mahdolliset ajanvaraukset tietojen poiston yhteydessä.
Muutospvm
23.5.2018
Suomen Vahinkotarkastus SVT Oy pidättää oikeuden päivittää tietosuojaselostetta palvelun kehityksen tai lainsäädännön muutosten vuoksi.
Tietosuojaseloste – SVT Vahinkoajoneuvorekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen Vahinkotarkastus SVT Oy
Valimotie 9-11
00380 HELSINKI
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Janne Aho
Yhteydenotto: tietosuoja@a-katsastus.fi
Rekisterin nimi
Vahinkoajoneuvorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään vahinkotapahtumaan liittyvän palvelun tuottamiseen ja vahinkomäärän selvittämiseen, vahingonkorvausratkaisujen hoitamiseen, asiantuntijapalveluihin sekä vaurioajoneuvojen realisoimiseen. Näissä prosesseissa henkilötietoja käytetään myös asiakkaan tunnistamiseen.
Henkilötietojen tallentaminen, säilyttäminen ja käsittely perustuvat vakuutuslainsäädäntöön, kirjanpitolakiin sekä toimeksiantajien määrittämiin velvoitteisiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää vahinkoajoneuvojen osalta alla listatut henkilötiedot. Näiden lisäksi ajoneuvoista on tallennettu rekisteritunnus, joka voi ei-rekisteröityjen ajoneuvojen osalta sisältää omistajan nimen.
Omistajien ja haltijoiden osalta:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Pankkitilinumero
Henkilötunnus / syntymäaika
Valtuutetun osalta:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Pankkitilinumero
Henkilötunnus
EU:n ulkopuolisilta kansalaisilta tallennetaan kopiot tunnistamisessa käytetyistä dokumenteista.
Ajoneuvon sijaintitietoihin voi olla tallennettu henkilötiedot:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Liikennevahinkotapauksissa vastapuolen tiedot:
Rekisteritunnus
Nimi
Puhelin
Vakuutusnumero
Vakuutusyhtiö
Rekisteröintimaa
Mahdollisesti muun vahinkoon liittyvän osapuolen osalta voidaan tallentaa hänen nimensä, osoitteensa ja yhteystietonsa.
Asematarkastuksissa ajoneuvon tarkastukseen tuoneen henkilön ollessa muu kuin ajoneuvon juridinen osapuoli, voivat hänen henkilötietonsa olla tallennettu järjestelmään.
Arvonlisäverovähennyskelpoisen vahingonkorjauksen osalta ALV:n maksajaksi tallennetaan seuraavat henkilötiedot, jos tämä osapuoli on luonnollinen henkilö:
Nimi
Henkilötunnus
SVT:n vastaanottamat CABAS-laskelmat sisältävät korjaamoiden edustajien ja vakuutusyhtiöiden yhteyshenkilöiden osalta seuraavat tiedot:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Organisaatio, johon käyttäjä kuuluu
Toimeksiantajien ja käytettävien yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden osalta tallennetaan henkilön nimi. Mikäli tällainen osapuoli on lähettänyt myös muita henkilötietojaan SVT:lle, voivat nämä olla tallennettu järjestelmään erinäisiin muistiokenttiin ja/tai dokumentteihin.
Vahinkoajoneuvojen ostajatiedot:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Henkilötunnus
Mikäli vahinkoajoneuvon myynti puretaan, säilytetään asiakkaan nimi ostohistoriatietona ja muut ostajatiedot poistetaan.
Vahinkotarkastus- ja realisointiprosessiin liittyvien palautteiden/reklamointien osalta tallennetaan henkilön nimi ja yhteystiedot. Vaurioajoneuvon ostajien osalta myös tilinumero on tallennettu sekä aiemmin on tallennettu myös henkilötunnus, jota ei enää tallenneta. Tietoja säilytetään määräämättömän ajan.
Mikäli asiakkaalta on saatu lupa tyytyväisyyskyselyn lähettämiseen, tallennetaan asiakkaan nimi ja puhelinnumero kyselyn lähettämistä varten. Nämä tiedot poistetaan kyselyn lähetyksen jälkeen rekisteristä.
Jollei toisin ole edellä määritetty, tietoja säilytetään lain tai toimeksiantajan edellyttämä aika ja 10 vuoden jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä tietoturvallisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tämän rekisterin tietolähteitä ovat
Vahinko-osapuolet
Vahinkotarkastukseen ajan varannut henkilö
Trafi
Autovista
Numerotiedustelu
Toimeksiantajat
Yhteystyökumppanit
Korjaamot
Peruste tietojen pyyntöön ja vastaanottoon on toimeksiannon hoitaminen.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Toimeksiantojen tietoja luovutetaan:
Vahinkoon liittyville osapuolille
Vahingon käsittelyyn liittyville vakuutusyhtiöille
Toimeksiantajille
Korjaamoille
Trafille
Realisointiin liittyville hinaus- ja logistiikkayhteistyökumppaneille
Peruste tietojen luovuttamiseen on toimeksiannon hoitaminen ja osapuolien informointi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet
MANUAALINEN AINEISTO
Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään lukituissa tiloissa rekisterinpitäjän toimitiloissa. Pääkonttorissa on kulunvalvonta.
Sopimuksia säilytetään pääkonttorilla kuluva ja edeltävä vuosi. Sen jälkeen ne siirtyvät toimeksiantajille.
Manuaaliset tulosteet hävitetään tietoturvallisesti tarpeen päättyessä.
SÄHKÖISESTI TALLENNETUT TIEDOT
Järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Jokainen käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttäjälle näkyviä tietoja rajoitetaan käyttäjäryhmällä, joka määritetään käyttäjätunnukselle. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niitä hallinnoi IT-palvelutoimittaja tietoturvallisten periaatteiden mukaisesti.
Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Tarkastusoikeutta käyttävän rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.
Vahinkoajoneuvorekisterin luonteen johdosta tallennetetut tiedot ovat toimenksiantojen käsittelyn aikaisia.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa poistoa Poistopyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Poisto-oikeutta käyttävän rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä voi poistaa ainoastaan ne tiedot, joiden osalta rekisteripitäjällä ei ole vakuutuslainsäädännön, kirjapitolain tai muun pakottavan lain tai asetuksen mukaista säilytysvelvollisuutta.
Muutospvm
22.5.2018
Suomen Vahinkotarkastus SVT Oy pidättää oikeuden päivittää tietosuojaselostetta palvelun kehityksen tai lainsäädännön muutosten vuoksi.